El auge del teletrabajo en 2020 cambió para siempre nuestra forma de ver las tareas diarias, tanto para los profesionales con capacidad de continuar laborando desde casa, como para los empresarios que descubrieron que pueden dirigir su organización desde la comodidad de tu hogar.
A pesar de ello, son numerosos los líderes que aún están adaptándose a la dirección empresarial de manera remota. Por eso, queremos presentar una serie de consejos para que puedas dirigir tu empresa a distancia de la mejor manera.
Habilita un espacio de trabajo en casa
Un error habitual de diversos profesionales es el de emplear lugares de la casa como la sala o el jardín como espacios de trabajo. Es necesario contar con un espacio alejado de los demás miembros del hogar y que esté adaptado para realizar el trabajo por varias horas consecutivas.
Una vez que hayas elegido un espacio de trabajo, puedes adaptarlo empleando una silla ergonómica para evitar dolores de espalda, un escritorio amplio y cualquier aditamento tecnológico que creas necesario. Las bandejas de carga inalámbrica son una excelente opción; ya que permiten cargar tu teléfono sin necesidad de cable y poder continuar visualizando las notificaciones.
En consecuencia, contar con un espacio adaptado a tus necesidades y centrado exclusivamente para teletrabajar aumentará tu nivel de confort y permitirá que te centres en tus actividades directivas.
Emplee herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas permiten comunicarse efectivamente con los colaboradores, pues emplean una serie de funcionalidades para aumentar la productividad y seguir adecuadamente los objetivos de la empresa.
En contraste, son numerosos los profesionales y empresas que continúan usando WhatsApp como forma de comunicación entre empleados. Para evitar mezclar tu vida personal con el rol directivo, así como para maximizar la productividad, te recomendamos las siguientes aplicaciones de trabajo.
Slack
Es una aplicación de mensajería instantánea con diversas funciones para el trabajo. Slack permite una comunicación en tiempo real con los miembros de tu organización. Incluso muchas de las mejores organizaciones han empezado a reemplazar el correo electrónico por esta app como método de comunicación interno.
Microsoft Teams
Esta aplicación presenta un entorno completo de colaboración, incluyendo videoconferencias, creación de nuevos documentos e integración de herramientas externas. Si eres una persona que se ve beneficiada al tener todos sus recursos de trabajo en una sola aplicación, Teams es una de las más útiles para garantizar un trabajo eficiente.
Herramientas de Google
Entre las diferentes herramientas que dispone Google, las más útiles para toda empresa son Google Calendar, Docs y Sheets. Estas tres herramientas son esenciales para poder gestionar tu tiempo, así como la información y datos de la empresa.
Por ejemplo, las herramientas de Google Docs y Sheets permiten acceder a datos y documentos desde cualquier ubicación con Internet, sin necesidad de descargar archivos y con una sola versión del mismo documento, evitando la creación de múltiples versiones, como se hacía antiguamente.
Telegram
Al igual que Whatsapp es una aplicación de comunicación instantánea dirigida a personas naturales. Aunque Telegram no es una aplicación recomendada para trabajo, cuenta con funciones de seguridad avanzada como poder crear “chats secretos” donde no es posible realizar capturas de pantalla y los mensajes se eliminan pasado un tiempo elegido por el usuario.
En conclusión, Telegram no es una app que vaya a incrementar su eficiencia en las comunicaciones de la empresa, pero sí puede ofrecer un mayor nivel de confidencialidad en la comunicación con ejecutivos y clientes.
Agende videoconferencias
Las videoconferencias son uno de los elementos de comunicación más importantes si se ha optado por dirigir a los colaboradores y demás directivos desde casa en esta coyuntura; debido a que estas tienen por finalidad sustituir las reuniones físicas que anteriormente se realizaban en oficina.
Por este motivo, realizar videoconferencias permite estar informado de los datos, cumplimiento de los objetivos y actividades realizadas, tanto por los ejecutivos de su empresa como de los servicios otorgados por los proveedores de la organización.
Asimismo, las videoconferencias deben cumplir una serie de recomendaciones para ser consideradas eficientes y productivas.
Debe incluir video
Muchos ejecutivos cometen el error de realizar videoconferencias sin habilitar la función de video. La finalidad de poder visualizar a los participantes es identificar su lenguaje no verbal. En numerosos estudios sobre la comunicación efectiva se menciona que los gestos y reacciones físicas permiten identificar lo que realmente opina una persona.
Transmitirse en la mejor calidad de imagen y sonido
Para una comunicación efectiva, es necesario contar con una imagen nítida y fluida para identificar las reacciones de sus colaboradores, socios o proveedores. Al mismo tiempo, contar con un audio impecable es igual de importante, debido a que los problemas de sonido: voces metalizadas, con eco o incomprensibles imposibilitan una conversación fluida y productiva.
Por este motivo, lo recomendable es contar con la mejor velocidad de Internet posible y una conexión de alta velocidad de transmisión para que el audio y video de tus videoconferencias permitan la mejor comunicación posible.
Tener la duración y frecuencia correcta
Abusar de las videoconferencias puede ser cansado para sus colaboradores y socios, además de que el tiempo empleado en reuniones puede emplearse en otras funciones productivas.
De esta forma, asegúrese de agendar un número limitado de llamadas durante el día, y emplee los canales de Slack o el correo si es que debe comunicar un asunto puntual a las personas involucradas.
Emplea un sistema de vigilancia IP
En caso de que aún cuente con oficinas o almacenes para guardar productos físicos, es muy importante el apartado de seguridad para conocer el estatus de tu propiedad y los colaboradores relacionados.
De esta forma, emplear un sistema de videovigilancia a través de tu red de Internet permite corroborar el desempeño de los miembros de tu organización y el estado de los bienes de la empresa sin tener que salir de casa.
Adquiera soluciones de ciberseguridad como VPN
Las redes privadas virtuales establecen una conexión directa con el personal, al cual se les comparte archivos confidenciales; también permite encriptar tu información; de esta forma establece una conexión segura con sus colaboradores y ejecutivos.
En resumen, contar con una VPN garantiza una conexión segura, evitando robos de información. También es recomendable emplear otras formas de seguridad, como filtros de correo electrónico y protección antivirus actualizada. Recuerde que los ciberdelincuentes están al acecho constante y han cambiado su modus operandi al tomar en consideración la práctica de home office.
Conclusiones sobre administrar su negocio desde casa
La tecnología actualmente le permite a los empresarios y c-levels poder administrar una empresa de manera 100% remota, teniendo como principal requisito un Internet de alta velocidad para poder emplear herramientas y recursos como los antes mencionados.
Nuestras conexiones son 100% Fibra óptica pura, otorgando hasta 1000 Mbps y 1 GB de ancho de banda para realizar todas tus actividades de gestión sin problemas y conectar todos tus dispositivos en simultáneo.
